§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem platformy internetowej dostępnej pod adresem https://mentor24.app.
2. Usługodawcą jest BRAINBOX Wojciech Kudela, z siedzibą: ul. Aleja Iberyjska 10/2, 81-198 Pogórze NIP: 586-218-89-90.
3. Regulamin określa prawa i obowiązki Usługodawcy oraz Klienta związane z korzystaniem z Aplikacji do zarządzania zakładem pogrzebowym.
4. Każdy Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Usługi.
5. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§2. Definicje

Platforma – serwis internetowy (Aplikacja) umożliwiający zarządzanie działalnością firmy, dostępny pod adresem https://mentor24.app i ablikacji mobilnej

Usługodawca – BRAINBOX Wojciech Kudela

Klient lub Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa  przyznaje zdolność prawną; Klientem lub Użytkownikiem mogą być wyłącznie Przedsiębiorcy .

Usługa – dostęp do Aplikacji w modelu Software as a Service (SaaS) umożliwiającej kompleksowe zarządzanie firmą, w tym obsługę zleceń pogrzebowych, ewidencję danych zmarłych i klientów oraz koordynację pracy pracowników.

Konto – indywidualny profil Użytkownika utworzony na Platformie.

Materiały – wszelkie treści, szablony, wzory dokumentów oraz dane ewidencyjne udostępniane w ramach Usługi.

Błąd Krytyczny – błąd uniemożliwiający korzystanie z podstawowych funkcjonalności Platformy, mający bezpośredni wpływ na realizację Usług.

Godziny Robocze – godziny od 9:00 do 17:00 w dni robocze (poniedziałek–piątek), z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

Okres Abonamentowy – wybrany przez Klienta okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny), za który uiszczana jest Opłata Abonamentowa.

§3. Zakres usług

1. Usługodawca świadczy Usługę w postaci Aplikacji działającej w modelu SaaS (Software as a Service), dostępnej przez przeglądarkę internetową pod adresem https://mentor24.app lub aplikacje na iOS lub Android
2. Aplikacja umożliwia w szczególności: tworzenie i obsługę zleceń pogrzebowych, prowadzenie ewidencji danych osobowych zmarłych (w tym numerów PESEL), zarządzanie danymi klientów zlecających pochówek, przypisywanie zleceń do pracowników oraz monitorowanie ich realizacji, a także korzystanie z gotowych szablonów dokumentacji pogrzebowej.
3. Usługa ma charakter narzędzia wyłącznie do zarządzania operacyjnego i nie stanowi doradztwa prawnego, finansowego ani administracyjnego ani jakiegokolwiek innego w zakresie prowadzenia działalności pogrzebowej.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje operacyjne, organizacyjne ani prawne podejmowane przez Klienta przy użyciu Aplikacji. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialność za przydatność Aplikacji do realizacji założonych przez Klienta celów gospodarczych.

§4. Zawarcie umowy

1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą:
   1. rejestracji Konta lub pierwszego logowania do utworzonego Konta, oraz
   2.  akceptacji niniejszego Regulaminu.
2. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. W przypadku Usług wykonanych na indywidualne zamówienie Klienta, warunki świadczenia Usług podlegają postanowieniom niniejszego Regulaminu z uwzględnieniem modyfikacji wynikających z indywidualnych ustaleń stron.
4. Usługodawca rejestruje i przechowuje moment akceptacji Regulaminu przez Klienta, w tym datę, godzinę, adres IP oraz wersję Regulaminu obowiązującą w chwili akceptacji.

§5. Okres obowiązywania umowy

1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, przy czym dostęp do Usług Klient opłaca z góry na kolejny miesięczny Okres Abonamentowy
2. Subskrypcja jest automatycznie przedłużana na okres równy poprzedniemu Okresowi Abonamentowemu, o ile Klient nie powiadomi Usługodawcy o jej nieodnowieniu najpóźniej na miesiąc przed upływem bieżącego okresu.
3. Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Abonamentowego, przesyłając stosowne oświadczenie na adres e-mail Usługodawcy. Oświadczenie wymaga podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
4. Usługodawca może jednostronnie rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   1. naruszenia przez Klienta postanowień §6 (Warunki korzystania),
   2. opóźnienia w płatności przekraczającego 7 dni, po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty,
   3. naruszenia innych postanowień Regulaminu po bezskutecznym upływie 3-dniowego terminu wyznaczonego na zaniechanie naruszeń.
5. Z momentem rozwiązania Umowy ustaje obowiązek świadczenia Usługi przez Usługodawcę.

§6. Warunki korzystania z usług

1. Klient zobowiązany jest do korzystania z Usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
2. Klient zobowiązuje się do:
   1. nieudostępniania dostępu do Konta osobom trzecim,
   2. niepodejmowania działań zakłócających funkcjonowanie Platformy.
3. Zabrania się:
   1. kopiowania i rozpowszechniania Materiałów bez zgody Usługodawcy,
   2. nieuprawnionego eksportowania, kopiowania lub udostępniania osobom trzecim danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji,
   3. podejmowania prób dezasemblacji, dekompilacji lub uzyskania dostępu do kodu źródłowego Platformy,
   4. wykorzystywania Usługi w celach sprzecznych z jej przeznaczeniem.
4. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Usługodawcy lub osobom trzecim w wyniku naruszenia postanowień niniejszego paragrafu.

§7. Płatności i wynagrodzenie

1. Korzystanie z Usług może być odpłatne. Opłaty są określone w aktualnym cenniku stanowiącym integralną część Umowy i udostępnianym Klientowi przed zawarciem Umowy.
2. Wszystkie ceny podane w cenniku wyrażone są w polskich złotych. Usługodawca wskazuje, czy podane ceny są cenami netto
3. Płatność dokonywana jest z góry za wybrany Okres Abonamentowy.
4. Do każdej opłaty abonamentowej wystawiana jest faktura VAT, przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa, wraz z wizualizacją faktury przesłaną na adres e-mail Klienta
5. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
   1. zawieszenia dostępu do Usługi po upływie 7 dni od terminu płatności,
   2.  naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych,
   3.  rozwiązania Umowy po upływie 15 dni od terminu płatności, po uprzednim wezwaniu Klienta.
6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika, informując Klientów co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie.
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zawieszenia dostępu do Konta Klienta w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia przepisów prawa, zagrożenia bezpieczeństwa danych lub działania mogącego zakłócić funkcjonowanie Platformy.

§8. Zasady obsługi zleceń pogrzebowych

1. Aplikacja umożliwia tworzenie, edytowanie i archiwizowanie zleceń wraz z pełną dokumentacją, w tym danymi osobowymi i numerem PESEL osoby zmarłej i zlecającego.
2. Klient jest administratorem danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji i ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność oraz zgodność z prawem ich przetwarzania, w szczególności w zakresie danych szczególnie chronionych, a także za spełnienie względem swoich klientów wszelkich obowiązków wymaganych prawem, w tym obowiązków informacyjnych. Usługodawca, w oparciu o odrębnie zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych, jest podmiotem wyłącznie przetwarzającym dane wprowadzone przez Klienta do Aplikacji.
3. Aplikacja umożliwia przypisywanie zleceń do poszczególnych pracowników oraz monitorowanie statusu ich realizacji. Klient odpowiada za prawidłowe zarządzanie uprawnieniami dostępu swoich pracowników.
4. Usługodawca nie weryfikuje poprawności danych wprowadzanych przez Klienta do Aplikacji i nie ponosi odpowiedzialności za błędy lub braki w danych wprowadzonych przez Klienta lub jego pracowników.

§9. Dostępność Platformy (SLA)

1. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Platformy na poziomie co najmniej 98% czasu
2. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Usługodawcy o zauważonych Błędach w działaniu Platformy, przesyłając zgłoszenie na adres e-mail Usługodawcy.
3. Usługodawca zobowiązuje się do:
   1. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia Błędu
   2. usunięcia Błędu Krytycznego w ciągu 24 Godzin Roboczych od momentu zgłoszenia,
   3. usunięcia pozostałych błędów w rozsądnym terminie, dostosowanym do ich wagi.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego zawieszenia świadczenia Usługi w przypadku konieczności przeprowadzenia prac konserwacyjnych lub modernizacyjnych. O planowanych przerwach Usługodawca informuje Klientów z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
5. Za każdy dzień, w którym z winy Usługodawcy wystąpił Błąd Krytyczny trwający nieprzerwanie dłużej niż 8 Godzin Roboczych, Klient może żądać, po złożeniu reklamacji, proporcjonalnego zmniejszenia opłaty abonamentowej za dany miesiąc.

§10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podejmowane przez Klienta na podstawie uzyskanych informacji.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieumyślne lub umyślne przekazanie lub wyciek hasła dostępowego do konta osobom trzecim
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi wynikłe z działania siły wyższej, przez którą należy rozumieć nadzwyczajne i pozostające poza kontrolą Stron okoliczności, których skutków nie można było uniknąć mimo podjęcia rozsądnych działań (m.in. awarie infrastruktury internetowej, klęski żywiołowe, przerwy w zasilaniu).
5. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z jakiegokolwiek tytułu nie może przekroczyć sumy Opłat Abonamentowych netto uiszczonych przez Klienta w ciągu 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie ani utratę danych po stronie Klienta, o ile szkody te nie wynikają z winy umyślnej Usługodawcy.

§11. Prawa własności intelektualnej

1. Wszystkie Materiały udostępniane w ramach Usługi stanowią własność Usługodawcy lub są przez niego używane za zgodą podmiotów trzecich.
2. Zabrania się ich kopiowania, modyfikowania oraz rozpowszechniania bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy, z wyjątkiem korzystania z tych Materiałów w ramach dozwolonego użytku w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§12. Bezpieczeństwo danych

1. Dane wprowadzone przez Klienta do Platformy są własnością Klienta. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za prawidłowość i prawdziwość tych danych.
2. Usługodawca zobowiązuje się, że nie będzie wykorzystywał danych Klienta w żadnym innym celu niż wykonanie Umowy, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa.
3. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych
4. Usługodawca tworzy regularne kopie zapasowe danych umożliwiające ich odtworzenie w razie awarii.
5. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, Usługodawca zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin, poinformować o tym Klienta.
6. Po rozwiązaniu Umowy dane Klienta będą dostępne przez okres 30 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że przepisy prawa nakazują ich dłuższe przechowywanie.
7. BRAINBOX Wojciech Kudela  dokłada wszelkich starań w zakresie bezpieczeństwa technicznego Platformy, stosując w szczególności: szyfrowanie danych wrażliwych i haseł przechowywanych w bazach danych, szyfrowane połączenie w komunikatorze, bezpieczne zarządzanie sesją użytkownika,możliwość włączenia dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) przy logowaniu oraz automatyczne wylogowanie po 4 godzinach nieaktywności
8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z nieprawidłowego przechowywania lub udostępnienia hasła do Konta przez Klienta osobom trzecim. W szczególności Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieostrożnego przechowywania hasła w miejscach zbiorczego zapisu danych uwierzytelniających, takich jak pamięć przeglądarki internetowej, menedżery haseł systemowych (m.in. Samsung Pass, Google Password Manager, Apple Keychain) lub inne niezabezpieczone nośniki i systemy.

§13. Reklamacje

1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej świadczenia Usługi.
2. Reklamacje należy kierować na adres e-mail: kontakt@mentor24.pro, podając co najmniej krótki opis nieprawidłowości i datę jej wystąpienia.
3. Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 14 dni od ich otrzymania. Jeżeli Usługa jest niezgodna z Umową, Klient może żądać doprowadzenia jej do zgodności lub, gdy jest to niemożliwe albo wiązałoby się z nadmiernymi kosztami, złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od Umowy.
4. Wniesienie reklamacji nie zwalnia Klienta od terminowego uiszczania Opłat.

§14. Odstąpienie od umowy

1. Klient będący konsumentem ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, na podstawie art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
2. Prawo odstąpienia nie przysługuje w przypadku pełnego wykonania usługi za wyraźną zgodą Klienta przed upływem terminu do odstąpienia.
3. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na adres e-mail Usługodawcy. Usługodawca niezwłocznie potwierdzi jego otrzymanie.
4. W przypadku odstąpienia Usługodawca dokonuje zwrotu płatności w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że Klient wyrazi zgodę na inną formę zwrotu.

§15. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Dane osobowe Klientów przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych określa Polityka Prywatności dostępna na Platformie.
3. W zakresie, w jakim Klient przekazuje do Platformy dane osobowe swoich klientów lub uczestników, Klient jako administrator danych powierza Usługodawcy ich przetwarzanie wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji Usługi.
4. Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, zapewnić poufność przetwarzania oraz stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa.
5. Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca usunie powierzone dane lub zwróci je Klientowi, zależnie od jego wyboru, o ile przepisy prawa nie nakazują ich przechowywania.

§16. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn technicznych, prawnych lub organizacyjnych. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klientów za pośrednictwem komunikatu na Platformie lub korespondencji elektronicznej, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Klient, który nie akceptuje zmian Regulaminu, ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym przed datą wejścia zmian w życie.
4.  Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie jest równoznaczne z ich akceptacją.
5. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
6. Strony dążyć będą do polubownego rozstrzygania sporów. Spory nierozwiązane polubownie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Data wejścia w życie: 26.05.2026 r.